PRIMEIROS PASSOS DE UM GESTOR

Assunto: Gestão e Liderança                                                  Tempo de leitura: 8 minutos

Se preferir você pode escutar esse artigo pelo link que está no final desta página.

Existem coisas que a vida acadêmica e, mesmo os MBAs, não ensinam. Somente a prática de aprender com os próprios erros podem desenvolver e preparar pessoas, principalmente quando se trata de gestão de pessoa e empresas.

Profissionalmente vivenciei momentos no papel de líder e gestor, onde me encontrava despreparado para iniciar e conduzir uma área ou empresa. Contudo, com a experiência e alguns conselhos, aprendi formas e elementos fundamentais para garantir uma transição e atuação afetiva e efetiva como líder e gestor.

Neste artigo vou compartilhar quais são esses elementos e formas para iniciar ou gerenciar uma nova área, processo, departamento, empresa ou nível hierárquico.

Entender a estrutura

A primeira ação que você deve fazer quando iniciar em uma empresa ou em uma nova área é solicitar que alguém monte um mapa da estrutura de cargos com as respectivas pessoas que os ocupam, bem como um mapa dos processos de funcionamento da empresa ou área.

Com esses dois mapas na mão você terá a visão mais sistêmica possível dos processos, como também as relações de interdependência que a área ou empresa tem, com seus fluxos e contra fluxos do negócio entendendo assim os pontos chaves da operação.

Conhecer as pessoas

Uma das mais importante ações que um líder ou gestor deve fazer é conhecer as pessoas com quem trabalha, principalmente aquelas com quem possui relação direta. Reserve tempo em sua agenda para conhecer e ser conhecido pelas pessoas em encontros individuais.

Aproveite o momento para saber quais são os objetivos pessoais e profissionais da pessoa, como é sua rotina pessoal e profissional, o que a motiva e quais são as expectativas dela com a sua chegada. Assim você conseguirá a aproximação necessária para estabelecer os primeiros laços de confiança, ponto fundamental nas relações.

Escutar as dores

Nesses momentos de diálogo faça um diagnóstico contendo informações de quais são as maiores dificuldades que as pessoas e a empresa enfrentam e quais seriam as alternativas para melhorar. Amplie essa escuta para as áreas que tenham maior interdependência. Certamente você irá encontrar padrões entre os problemas apresentados, pela sua frequência ou impacto, bem como, o que será necessário fazer para resolver as dores e dificuldades que todos estão enfrentando.

Compartilhar entregas

Explore com regularidade momentos diários ou semanais em conjunto com as equipes de trabalho, para dialogar e compartilhar os desafios e entregas que necessitam ser efetivadas pelas áreas, processos e empresa, bem como para celebrar as conquistas, compartilhar quais foram os melhores momentos ou os maiores aprendizados.

É imprescindível ter definida uma pauta estruturada e pontos as serem tratados e quais os objetivos que se esperados ao final de cada encontro, por exemplo através de metas de produtividade, qualidade, atrasos na entrega, satisfação do cliente, entrega de projetos, atendimento ao cronograma de implantação, entre outros.

Nunca faça

Nunca verbalize as seguintes expressões:

“Lá na empresa X onde eu trabalhava, nós fazíamos assim e dava certo.”

“Quando eu trabalhei na empresa X, funcionava assim.”

Usar como exemplo outras empresas ou áreas em que trabalhou, pode fazer as pessoas da sua equipe e colegas sentirem que o que eles fazem não serve ou nunca está certo.

Caso queira trazer exemplos ou ideias, diga sempre na primeira pessoa, falando da seguinte maneira:

“Estava pensando que poderíamos fazer desta forma.”

“Já trabalhei desta maneira e acredito que possa ajudar a resolver esse problema.”

Não seja o super-herói

Tenha em mente que as pessoas já trabalhavam antes de você chegar, não seja mais um em meio a operação colocando a mão na massa para resolver todos os problemas. Isso traz a falsa impressão de estar sendo útil, como também, algumas pessoas podem se utilizar da sua pro-atividade e deixar que você resolva os assuntos que são da responsabilidade delas. Algo comum para pessoas em transição de carreira que estão exercendo a primeira função de liderança.

Tenha a consciência que um líder não é um super-herói que veio para salvar a todos, mas um gestor que irá direcionar, orientar, preparar e criar as condições necessárias para que as próprias pessoas possam encontrar a solução dos problemas e concretizar os resultados.

Case

Apresento a seguir um caso que exemplifica a aplicação desses passos. Quando assumi a função de gestor do processo logístico da área de expedição de uma empresa, iniciei fazendo a escuta das principais dificuldades de todos que lá trabalhavam. O maior problema encontrado apontava que na hora de realizar o faturamento ocorriam duas falhas: o item físico existia mas não estava no sistema ou estava no sistema mas faltava no físico.

Essa situação ocasionava atrasos na entrega e ineficiência no trabalho das pessoas, já que o faturista tinha que sair procurando peças ou a pessoa do reporte para apontar os itens no sistema.

Olhando o mapa de operação da área, o organograma da equipe e percebendo quem estava motivado e preparado, reorganizei as pessoas e direcionei uma para fazer o controle do estoque. Assim, havia um responsável por qualquer problema que tivesse no estoque, bem como para realizar os inventários cíclicos diários, identificando as maiores discrepâncias com antecedência e, conjuntamente com o analista da área, identificarem as principais causas e apresentarem as soluções para os problemas.

Diariamente, em cada início de turno, eram realizadas reuniões de 10 minutos de alinhamento onde eram apresentadas as principais causas, soluções e métricas de acompanhamento. Deste modo, as pessoas puderam se envolver nas ações e comprovar o impacto e a evolução do seu trabalho, estabelecendo o engajamento necessário para alcançar o objetivo e os resultados que todos desejavam.

Com isso, após 9 meses de dedicação, o resultado de um inventário cíclico passou de 23% para 91%. Proporcionando o aumento da eficiência e motivação das pessoas que não estavam mais dispersas tentando resolver problemas, mas sim focadas nos seus processos de trabalho, diminuindo o tempo de carregamento, atrasos de entrega e erros de itens enviados. Tudo isso ocorreu sem eu precisar impor ou dizer como fazer, já que anteriormente eu já havia implementado o sistema de inventários cíclicos em outra empresa e sabia dos ganhos envolvidos que agora se repetiam neste novo contexto.

Lembre-se

Por maior que seja sua experiência ou formação exercendo um papel de líder ou gestor, em uma nova área ou empresa, você é o estanho no ninho. Mesmo que você tenha sido contratado para gerar rupturas e transformações, é necessário ter uma atitude acolhedora de muita escuta e observação, pois somente deste modo, você irá mobilizar as pessoas que ali trabalham e de forma gradativa conseguirá fazer as mudanças que as pessoas, processos e empresa necessitam para atingir os resultados.

Autor: Daniel Fünkler Borelli

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