Como podemos incorporar essa modalidade de trabalho sem afetar o engajamento das pessoas e fomentar a inovação.

Assunto: Liderança, Trabalho Remoto e Cultura                                                             Tempo de leitura: 07 minutos

Algo que para muitos imaginava-se ser distante ou passageiro, já se tornou realidade no sistema de trabalho na grande maioria das empresas do mundo, o home-office. Contudo, muitas dificuldades que já erram bastante presentes no trabalho presencial com o distanciamento, tornaram-se aparentemente impossíveis de resolver.

Apesar dos inúmeros ganhos apontado por diversas pesquisas sobre a utilização do home-office como benéfico para o bem-estar do colaborador por estar em casa, produtividade por não existir o deslocamento até o trabalho e não ser claro quando o trabalho acaba, e, também, para a redução de custos pela diminuição de despesas como transporte, alimentação, luz e aluguel, não existe um consenso absoluto dos ganhos reais do trabalho remoto. Já que em 2017 antes da pandemia a IBM pioneira nesta modalidade de trabalho a distância, onde 40% dos funcionários tinham essa opção e outras empresas como Yahoo, Aetna e Best Buy, estavam retirando essa modalidade de operação e empresas como Google e Apple estavam limitando a opção de trabalho remoto.

Pesquisas consolidadas pelo professor de Harvard e autor do livro Jeito Harvard de ser Feliz Shawn Achor, mostram que o aumento de produtividade é inferior em comparação aos ganhos que a inovação, criatividade, engajamento, lealdade à empresa apresentados quando os colaboradores compartilham o mesmo espaço físico.

Entretanto existem formas de como podemos potencializar os ganhos do trabalho remoto minimizando o distanciamento, a falta de interação, fomentando um ambiente mais dinâmico, próximo e humano, para que assim a inovação e o engajamento aconteçam.  Um dos primeiros pontos a ser considerado é a forma como gestores e líderes visualizam as pessoas de suas equipes. Para o ex-professor do MIT Douglas McGregor existem duas possibilidades: Teoria X ou Y. Teoria X: empregados preguiçosos que evitam o trabalho ou Teoria Y: Empregados são pessoas ambiciosas, automotivadas e possuem autocontrole. Se escolher tratar as pessoas com Teoria X, sujeito a controles, regras e punições, as pessoas irão claramente achar meios de burlar ainda mais a distância, já que ao pensar em teoria X a responsabilidade é da empresa e não delas.

Para o sucesso do home-office é imprescindível trabalhar a relação de autonomia que é vinculada a duas características: liberdade, na forma de como fazer e responsabilidade, no cumprimento de quando fazer e dos resultados entregues. Porém a dúvida que fica na cabeça dos gestores e líderes é como podem fazer esse modelo de gestão mais democrático, autônomo, flexível, de aprendizado e humano mesmo a distância. Algumas das principais soluções para essa questão estão divididas neste artigo: como trabalhar por resultados, compartilhar informações, reconhecimento constante, tamanho da equipe, superação das dificuldades, alinhamento da comunicação, práticas de bem-estar, tecnologia e conversas acolhedoras.

Trabalhe por resultados

Estabeleça objetivos e metas claras e mensuráveis das entregas que cada integrante da equipe deva realizar. Assim, cada pessoa saberá se está progredindo, se está no prazo, se o seu desempenho está sendo eficaz e eficiente e se possível tanto de modo quantitativo quanto qualitativo.

Por isso é fundamental que os indicadores e métricas utilizadas para avaliar as entregas individuais, estejam conectadas às metas dos processos, procedimentos e planejamento da empresa, para que deste modo o trabalho e os resultados sejam organizado, gerenciável e convergente ao objetivo e visão da empresa.

Compartilhe informações

É extremamente importante praticar o compartilhamento de informações, pois, conforme estudos, a ausência de informação prejudica o ambiente de trabalho:

• Pessoas sem estímulos externos em pouco tempo tendem a ficar desorientadas e começam a imaginar situações, que provoca perda de tempo e maior ocorrência de conflito.
• Qualquer informação que não seja pública causa desconfiança e suspeitas e esse pensamento é tóxico para o bom funcionamento da equipe e união entre as pessoas.
• Hierarquias informais surgem quando algumas pessoas sabem outras não.

Além dos problemas apontados é imprescindível que ocorra o compartilhamento de dados, para que equipes autogeridas possam com base em todas as informações serem mais assertivas na tomada de decisões e solução de problemas.

Reconhecimento constante

Neste momento em que as pessoas estão isoladas e, muitas vezes, sem estímulos para buscar o seu desenvolvimento e sucesso profissional é imprescindível criar momentos de celebração das pequenas conquistas, e das etapas concluídas. Os gestores têm o papel importante de parabenizar as pessoas principalmente de modo individual reforçando os comportamentos positivos que contribuem para o bom desempenho dela próprio, das demais pessoas e dos resultados da empresa.

Tamanho da equipe

Divida as pessoas em pequenos subgrupos de no máximo 12 pessoas, pois grupos menores de pessoas conseguem criar um maior envolvimento, comprometimento e confiança entre os membros desta equipe. Outro benefício é que equipes menores conseguem mais facilmente delegar tarefas entre si, possuem maior foco, sempre decidem assuntos importantes e conseguem maior agilidade para encontrar soluções e tomar decisões.

Direcionar e acompanhar

Ponto imprescindível para o sucesso do trabalho remoto é como fazer o alinhamento dos assuntos, acompanhamento das pessoas e efetivação dos resultados. Diariamente faça reuniões matinais com a equipe para compartilhar o que aconteceu no dia anterior, como estão se sentindo no dia de hoje, vivenciando um momento de descontração, como se estivessem no escritório.

Após essa rodada revise os assuntos pendentes, revisando e priorizando as principais entregas que precisaram ser feitas e a eliminação dos obstáculos que possam estar impedindo essas entregas.  É muito importante tomar o devido cuidado para que a reunião não se alongue, mas garanta que todos tenham espaço para falar.

Superação das dificuldades

Uma vez por semana dialogue com a equipe sobre as dificuldades enfrentadas ao trabalhar em casa e ajude-os, capacite-os a priorizar, refletir e aprender com os erros e contratempos que acontecem nas suas rotinas. À medida que cada pessoa apresenta suas dificuldades e trocam ideias e soluções, os relacionamentos se fortalecem e o apoio e o companheirismo aumenta.

Alinhamento da comunicação

É de suma importância estabelecer as formas e frequências de comunicação que as pessoas utilizam as mensagens instantâneas, e-mail, chats, ligações e reuniões relacionando o nível de importância e urgência da mensagem.

Podendo definir o que for somente para conhecimento utilizar o e-mail, o que você precisa de um retorno utilizar mensagem, tomada de decisão ligar e, problema de um processo de trabalho levar na próxima reunião matinal. Estabelecer e acordar esses critérios com base no nível de criticidade, facilitará o fluxo e prioridades dos assuntos a serem tratados.

Práticas de bem-estar

Um dos maiores problemas para as pessoas que trabalham em home-office envolve os aspectos físico e psicológico das pessoas, por isso é recomendado incluir na rotina algumas práticas que auxiliaram para a saúde e o bem-estar.

Fazer uma pausa: Tenha como prática, fazer pequenos intervalos de 10 minutos a cada duas horas de trabalho ou entre as videoconferências para se hidratar, ir ao banheiro, ver como estão os filhos.

Tomar sol: Algo que deixamos de fazer ao não sairmos mais de casa e não ter contato com o sol. Então escolha algum lugar da casa que tenha incidência de luz solar para trabalhar ou caminhe em volta da quadra por uns 15-20 minutos. A exposição ao sol ajuda na metabolização da vitamina D e, também, é importante para a secreção de insulina e para o sistema imunológico auxiliando na prevenção da depressão.

Exercício de alongamento: Pode ser feito de forma individual ou coletiva através de videoconferência, que utiliza exercícios de ginástica laboral ou yoga para alongar, fortalecer, condicionar e movimentar o corpo para suportar as inúmeras horas que ficamos em uma cadeira, evitando dores nas costas, na coluna lombar, braços e pernas.

Tecnologia

Algo muito comum é as pessoas utilizarem ferramentas ou sistemas semelhantes ao que a empresa já possui, então tome cuidado. Utilize as ferramentas digitais que se encaixam a sua rotina e integradas aos sistemas já existentes da empresa, como por exemplo:

• Comunicação pode ser utilizado Whatsapp, Telegram e o próprio e-mail, dependem da urgência e importância.
• Para as videoconferências existem inúmeras plataformas como a Zoom, Skype e Teams, para auxiliar as pessoas a interagirem da melhor forma.
• Documentos compartilhados utilizam sistema de armazenamento na nuvem como Google Drive, Dropbox, Onedrive ou arquivos de construção compartilhada como Documentos, Planilhas do Google, ou através do Microsoft 365, ou simplesmente enviar arquivos pelo We Transfer.
• Utilize sistema de atividades kanban como o Trello ou Planner para o compartilhamento e acompanhamento das atividades.
•  Gerenciamento do tempo uma ferramenta que pode ajudar é o Pomodoro Tracker ele auxilia as pessoas a dar foco e sequenciar as atividades que precisam ser realizadas.

Conversas acolhedoras

Líderes e gestores devem regularmente a cada 15 a 30 dias, dialogar com as pessoas da sua equipe de forma individual em dia e horário previamente agendado, para conversar sobre como a pessoa está emocionalmente, como está sendo a rotina de trabalho com o ambiente da casa, alinhar os resultados e entregas que não estejam acontecendo a contento e se colocar à disposição para ajudar a resolver os problemas que estejam impactando o desempenho do seu trabalho.

Podemos resumir que os ganhos do trabalho remoto só serão concretizados, se de fato as lideranças da empresa atuarem em balanço entre a efetividade dos resultados que precisam ser entregues e a afetividade e cuidados com as pessoas que executam as operações e dão vida às organizações.

Autor: Daniel Fünkler Borelli

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