OITO MITOS DA GESTÃO DO TEMPO

Assunto: Gestão do tempo e Autodesenvolvimento                                                            Tempo de leitura: 05 minutos

A falta de tempo, a sensação de não ter feito nada e a improdutividade estão aumentando ano a ano e consomem a energia dos profissionais e o resultado das empresas. Mesmo frente ao crescente número de ferramentas para solucionar o problema da gestão do tempo, a improdutividade e a falta de tempo crescem na mesma velocidade.

Ao longo destes anos apoiando o desenvolvimento de pessoas e empresas foi possível identificar os principais equívocos que permeiam a gestão da rotina e a realização das tarefas. Com isso, pude consolidar neste artigo os oito mitos da gestão do tempo, para que deste modo as pessoas possam se conscientizar e, assim, escolherem ser mais assertivas em suas decisões e ações.

MITO 1: Se quiser um trabalho bem-feito, faça você mesmo

Seguir esse ditado provavelmente será um engano, já que o tempo é finito, por exemplo o dia tem 24 horas, mas as demandas são infinitas. A solução para esse ponto do gerenciamento do tempo e das suas atividades é a delegação de tarefas.

Delegando o que você não é bom em fazer ou coisas simples e repetitivas que demandam elevado número de horas e deixando para outras pessoas que são especialistas nisso realizarem essas tarefas. Assim, realizarão um trabalho de melhor qualidade, em um menor tempo e, você poderá dedicar seu tempo para assuntos e atividades mais importantes e que farão a diferença.

MITO 2: Ser multitarefa

Segundo estudos da neurociência ser multitarefa acarreta um aumento de 50% no tempo despendido para a realização das atividades. Pois devido às interrupções é exigido um tempo extra de reorientação toda vez que você muda de uma tarefa para a outra. Além de aumentar a fadiga mental, pelo maior consumo de energia corporal que o cérebro irá demandar, já que o nosso cérebro, um órgão que corresponde a 2% do peso total, consome em média 23% de energia do corpo para, o que, por consequência causará cansaço e piora na qualidade das decisões.

Decisões essas que possuem grande impacto em nossas vidas. Conforme estudo de uma universidade do Canadá em média um ser humano realiza 6200 decisões/dia e, segundo o Daniel Kahneman, estamos conscientes somente em 5% destas decisões, quando utilizamos o sistema racional do nosso cérebro. Então se não cuidarmos como gerenciamos o nosso tempo e a nossa mente, não restará muito espaço para tomarmos as melhores decisões.

MITO 3: Produção em massa

Execução de tarefas pouco conhecida, uma vez que vai contra o pensamento comum do modelo de produção em massa, é realizar toda a atividade de forma ininterrupta em um fluxo único, ao invés de dividir a atividade em etapas, realizando todo o volume de trabalho de cada etapa para depois seguir para a próxima.

Conforme é evidenciado em alguns experimentos, fazer as tarefas de uma mesma atividade de forma separada, aumenta em média em 20% o tempo de trabalho total quando comparado a realizar a atividade em um ciclo único e ininterrupto do início ao fim. Para comprovar o que estou mencionando, sugiro assistir ao vídeo Piece Flow vs. Mass Production Envelope Stuffing Lean Thinking Simulation, que apresenta um exemplo simples, que evidenciar este aspecto.

Quando geramos diversas interrupções, para recomeçar cada etapa do processo de uma atividade consumimos mais tempo e energia do que fazer todas as atividades do início ao fim sem interrupções.

MITO 4: Você controla a sua agenda

Algo comum para a maioria das pessoas é acreditar que controlam a sua agenda e, que não é sujeita a imprevistos ou urgências de última hora. Isso, por pensarem que o tempo é imutável e tudo deve acontecer em uma sequência previsível. Porém por crerem neste pensamento, as pessoas sofrem com emoções como raiva e tristeza e sentimentos de frustração, de incapacidade e de indignação porque algo não aconteceu como planejado.

Para evitar que momentos imprevisíveis acabem com seu dia e impeçam que você faça suas entregas programadas, primeiramente tenha em mente que a mudança é a única constante e  que acontecimentos não previstos irão acontecer o tempo todo. Deste modo deixe livre, sem nenhum compromisso, 20% do tempo da sua agenda, para que assim você consiga resolver as situações inesperadas ao longo da semana. Outra dica importante é, dentro destes 20%, deixar livre 30 minutos entre as reuniões para resolver pendências de última hora e preparar-se para a próxima reunião. 

MITO 5: Escutar as pessoas é perda de tempo

O sentido que as pessoas apresentam maior dificuldade é a escuta. As pessoas não estão escutando os outros e, muito menos a si mesmas, o que é um erro. Quando escutamos os outros, conseguimos no todo, demandar menos tempo para resolver problemas, pois evitaremos retrabalhos.

Ao realizar a escuta, temos mais informações e conseguiremos tomar melhores decisões e, principalmente atuando como líder e gestor, temos maior nível de proximidade, empatia e engajamento das outras pessoas para conosco. Ao dar atenção e importância para o que as outras pessoas estão falando e não ficar preso unicamente ao seu próprio pensamento de como livrar-se delas, as pessoas estarão mais envolvidas com o que é importante para todos.

MITO 6: Dormir só rouba tempo

Diversas pesquisas da neurociência são unânimes em afirmar que a privação de sono é prejudicial ao ser humano e provoca diversos problemas como:

• Comprometimento cognitivo: falha na consolidação da memória, equívocos nos julgamentos e decisões, problemas de atenção, deficiência de aprendizado e alucinações.
• Aumento da irritabilidade e da ansiedade.
• Risco de diabetes.
• Aumento das dores.
• Hipertensão.
• Aumento da obesidade.
• Diminuição da longevidade.

Investir na qualidade do sono trará resultados para a sua produtividade como também em todos os outros aspectos da sua vida, por isso inclua na sua rotina a higiene do sono.

MITO 7: Viver sobrecarregado

Muitas pessoas escolhem estar sempre ocupadas para demonstrar que são altamente produtivas. Porém existe uma diferença entre ser produtivo e estar ocupado ou trabalhar muitas horas.

Esse pensamento está conduzindo as pessoas a fazerem tudo rápido de modo alucinado, chegando ao final do dia totalmente exaustas, com a sensação que não terem feito nada e acabam sentando no sofá olhando as redes sociais ou filmes e séries esperando o tempo passar e chegar a hora de ir para a cama.

Com esse ritmo desequilibrado as pessoas estão perdendo o entendimento do que é importante.  Quanto mais rápida e assoberbada é a vida, mas precisamos encontrar tempo para parar e pensar, avaliar e redirecionar o que estamos fazendo. Por isso criar momentos de descontração para espairecer a mente além de ajudar na avaliação do que realmente importa contribui para a criatividade.

MITO 8: Fazer cursos, ler livros, assistir palestras

Parece óbvio, mas poucas pessoas têm o hábito de dedicar tempo para incluir novas informações e promover o seu desenvolvimento, porque entende que cursos e livros só servem para tomar o tempo da pessoa.

Contudo o aprendizado deve ser um processo contínuo, o principal caminho para que possamos melhorar e otimizar nossos processos de trabalho, desenvolver novos produtos e serviços e produzir a inovação que as empresas necessitam para continuar crescendo. Não existe outra forma de conseguir pensar diferente e gerar melhores resultados se vemos, ouvimos, pensamos, falamos e fazemos as mesmas coisas de sempre sem incluir constantemente algo novo.

Repensar continuamente a forma como fazemos nosso trabalho e realizamos as nossas entregas impactará significativamente os resultados. Como a natureza nos ensina,

“Tudo o que não está evoluindo, está parado, estragando, apodrecendo, mofando e morrendo.”

Portanto, só existem dois caminhos para um profissional e para a empresa escolherem: o caminho do desenvolvimento das estratégias, estruturas e execução, ou o caminho em direção à morte.

Autor: Daniel Fünkler Borelli

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