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Assunto: Gestão, Liderança e Cultura Tempo de leitura: 07 minutos
Você deve conhecer situações em que as pessoas realizam uma tarefa somente quando o gestor solicita ou só tomam alguma ação depois que o chefe aponta o que está errado, desorganizado, atrasado ou que o resultado não foi atingido. Essas situações estão acontecendo com maior frequência, visto que essa é a principal reclamação que venho escutando dos donos de empresas, CEOs e diretores. Onde eles vêem, que as coisas acontecem somente quando eles falam o que deve ser feito, por mais que esteja na cara das pessoas.
O problema, na grande maioria dos casos, não está na falta de proatividade das pessoas, mas sim na ausência de rotinas de execução que compreendem identificar, direcionar e agir e mobilizem as pessoas a concluírem o que deve ser feito, sem a necessidade da constante cobrança. Sem esses elementos de acompanhamento na rotina do dia a dia, os resultados não irão acontecer, porque, como cita Kaplan e Norton:
“70% das estratégias falham, não por terem sido mal concebidas ou por serem estratégias erradas, mas por terem sido mal executadas.”
Por melhor que sejam as estratégias, estruturas e pessoas de uma empresa, sem o devido acompanhamento da execução da operação os resultados serão aumento dos custos, piora da qualidade, ineficiência dos processos, falha na comunicação, atraso nas entregas internas e externas, inação ou apatia frente aos problemas, insatisfação dos stakeholders e até o fechamento da empresa.
Como causa principal da ausência de rotinas de acompanhamento das operações, está a falta de conhecimento da gestão e liderança intermediária da empresa, em como orientar e gerir as pessoas dentro destas rotinas. Como essas pessoas não foram preparadas para exercer o papel de líder, elas acabam não conseguindo deixar de serem operadores, técnicos ou analistas na prática.
Acreditando que a única forma de ser produtivo está em colocar a mão na massa ou que é preciso ser o salvador, o herói e fazer tudo sozinho para que as coisas aconteçam e mostrar que está sendo útil e necessário. Contudo, ao focar no fazer, deixa de apoiar e conduzir as pessoas e a equipe, ser o elo de conexão com outras áreas, antecipar-se aos problemas, remover os obstáculos que possam impedir à equipe de entregar tarefas e metas estabelecidas.
Por isso, além de preparar essas lideranças para atuarem como verdadeiros gestores dos seus respectivos processos ou áreas, é fundamental definir rotinas que envolvam e mobilizem as pessoas para a concretização das suas respectivas entregas. Para isso, é necessário ter 3 elementos:
Identificar
Defina pontos de verificação e controle na rotina de execução, tanto nos níveis operacional e tático, quanto estratégico essa rotinas são fundamentais para responder à 3 perguntas:
- Existe algum problema?
- O que será feito?
- O que foi combinado aconteceu?
Esse acompanhamento pode ser feito tanto in loco, de modo presencial nos processos de trabalho com auxílio da ferramenta Gemba Walk, que abrange aspectos como:
- Acompanhar regularmente os pontos críticos do processo, área ou empresa;
- Verificar a disponibilidades de recursos e materiais;
- Dialogar e acompanhar sobre o bem-estar das pessoas;
- Operacionalidade dos equipamentos;
- Condição das estruturas físicas;
- Qualidade dos produtos e serviços;
- Satisfação dos clientes internos e externos;
- Segurança das operações.
Como também, através das métricas de avaliação de eficácia e eficiência de todos os aspectos apontados anteriormente, consolidadas em um painel de indicadores que possam ser atualizados em tempo integral. Estas devem ser analisadas em reuniões de resultados conforme a complexidade, gravidade e frequência dos acontecimentos.
Ao estabelecer estruturas de acompanhamento a liderança não estará controlando as pessoas, mas sim garantindo que o que foi solicitado foi entendido e será cumprido por todos. Por exemplo, o que faz o setor militar disciplinado, onde tudo funciona de modo ordenado, é que alguém sempre, sempre irá verificar se o que foi demandado, independente do cargo e de quão simples ou rápida seja a tarefa, foi cumprido.
Direcionar
Existem metodologias como Design Thinking, Lean Startup e Agile, que aumentam a velocidade na concretização das ações de projetos e no cumprimento das rotinas operacionais. O principal ganho desse sistema de trabalho envolve dois fatores: participação de todos nas atividades e, principalmente, clareza nas prioridades.
Deste modo todos sabem o porquê, o que, por quem e quando algo tem que ser feito. Por isso, utilizar ferramentas de produtividade como Kanban, Painéis Visuais, Scrum, OKRs e A3 Resolução de Problemas irão facilitar esse processo.
Kanban: sistema ágil e visual para gerenciamento de projetos, processos produtivos ou gestão de tarefas. Ele se divide em 3 partes: fazer, em progresso e concluído. Além de contar com sistema de priorização por cores: vermelho (crítico), amarelo (atenção) e verde (normal).
Painel Visual: ferramenta onde se localizam todas as informações relevantes para a condução das atividades da equipe como indicadores, entregas, projetos e problemas.
Scrum: reuniões diárias de curta duração (15-20 minutos), com a função de revisão dos resultados e entregas combinadas, alinhamento da prioridade, planejamento das novas entregas, e remoção dos problemas e obstáculos, garantindo a continuidade das atividades.
OKRs (Objetivo e Resultados Chaves): é uma forma de direcionamento e avaliação das ações das equipes, isso permite maior clareza das entregas que necessitam ser realizadas para garantir o alcance do objetivo.
A3 Resolução de problema: modelo estruturado para entender, identificar, conter e propor soluções para os problemas. Esse método, traz clareza do objetivo e potenciais oportunidades, além de promover o maior envolvimento do time.
Sem esses elementos estruturados de acompanhamento e validação das rotinas da operação, tudo se torna importante e nada é importante, pois como diz Peter Drucker:
“Sem um plano de ação, o gestor se torna refém dos acontecimentos; e, sem pontos de controle, que permitem a reavaliação dos eventos importantes, tudo será apenas um ruído.”
Agir
Este aspecto é ponto fundamental para potencializar a concretização dos resultados planejados, que complementam as rotinas de identificação e direcionamento dos processos operacionais e projetos.
Parece óbvio que quando alguém vê um problema, a resposta natural deveria ser buscar as correções. Contudo, em uma empresa com inúmeros níveis hierárquicos, falta de clareza dos processos, com papéis e responsabilidades não estabelecidos ou elevado nível de cobrança e punição, o que resta são pessoas apáticas que ignoram as situações esperando que alguém irá resolver.
A inércia das pessoas acontece porque à medida que as lideranças toleram comportamentos ou processos inadequados quando vistos no dia a dia da empresa, comunicam para as outras pessoas da empresa que estão concordando. Que por menor que seja uma situação, quando ignorada, outras circunstâncias também estarão subentendidas como aceitáveis.
Deste modo, de nada adianta informar em reuniões que não se deve fazer isso ou aquilo e depois na prática não gerenciar e acompanhar o cumprimento das orientações. Já que uma gestão eficiente é feita pela coerência entre o que é dito e o que é feito repetidamente.
Para que isso aconteça é fundamental criar uma cultura proativa efetiva e resolutiva, especialmente por parte dos líderes e gestores, para isso é importante ter o seguinte posicionamento:
- Esteja presente e atento às atitudes e comportamentos, lembre-se o líder é o exemplo de conduta, o representante das normas e da cultura da empresa e deve estar disponível para agir imediatamente quando algo não está de acordo.
- Envolva-se com o problema para encontrar a solução pois, sem o entendimento não é possível identificar as reais causas de um problema e muito menos contribuir para a sua solução.
- Busque soluções, após identificar e constatar a existência de um problema, reúna a equipe para encontrar soluções e tomar ações tanto para conter como para resolver o problema.
- Proponha soluções, estruture ações resolutivas, mesmo em situações que dependam da gestão superior ou de outras áreas da empresa. Essas propostas podem ser feitas a partir de ferramentas como Proposta A4 de Decisão, que auxilia o líder e o gestor na formatação e apresentação da proposta de solução, facilitando o entendimento e viabilizando a rápida tomada de decisão.
- Acompanhe periodicamente se todas as ações e correções definidas foram concluídas.
Somente com modelo de acompanhamento da execução sistêmica e estruturado da rotina operacional da empresa, será possível garantir com maior assertividade o cumprimento das tarefas, conclusão dos projetos, qualidade do que é feito, entregas realizadas no prazo e resultados financeiros positivos.
Autor: Daniel Fünkler Borelli
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