QUADRO DE LOTAÇÃO: UMA FERRAMENTA ESTRATÉGICA PARA A GESTÃO DE PESSOAS

Assunto: Gestão de pessoas e Liderança       Tempo de leitura: 06 minutos

Descubra o segredo para uma gestão de pessoas eficiente e transparente, conheça o poder do Quadro de Lotação e como ele pode revolucionar a forma como você administra sua equipe.

A empresa enfrenta constantes problemas de desorganização, como sobreposição ou falta de definição de funções e processos de trabalho. Isso resulta em sobrecarga de trabalho e estresse contínuos, falta de clareza nas responsabilidades, tarefas, entregas e resultados. Além disso, a empresa lida com solicitações frequentes de aumento salarial dos colaboradores, baixa eficiência e produtividade devido à subutilização de setores e dificuldades na tomada de decisões estratégicas. Esses problemas podem ser atribuídos, em grande parte, à falta de um quadro de funcionários adequado.

A Importância e Definição do Quadro de Lotação

Nesse contexto, a implementação de um quadro de lotação se torna essencial para a gestão de pessoas na organização. Esse documento descreve a distribuição de cargos disponíveis, indicando a quantidade de vagas necessárias para cada função, os requisitos para preenchimento dos cargos e a alocação dos colaboradores.

Com um quadro de lotação adequado, a empresa poderá melhorar a organização interna, definindo claramente as responsabilidades de cada membro da equipe, otimizando a utilização dos recursos humanos disponíveis e facilitando a tomada de decisões estratégicas.

Existem dois fatores-chave a serem considerados na definição de um quadro de lotação: impacto e complexidade das funções.

Impacto

Refere-se às consequências resultantes de executar, não executar ou executar de forma inadequada uma função. Por exemplo, imagine uma empresa de logística em que um funcionário é responsável por verificar e registrar corretamente as informações de transporte de mercadorias. Se essa tarefa for executada de maneira imprecisa, pode levar a atrasos na entrega, insatisfação dos clientes e até mesmo perda de contratos. Nesse caso, o impacto dessa função é considerado alto devido às consequências negativas significativas que podem surgir devido a erros.

Complexidade

Diz respeito ao nível de experiência, conhecimento e competências necessárias para desempenhar determinada tarefa. Por exemplo, imagine uma fábrica de produção em massa que utiliza máquinas CNC (Controle Numérico Computadorizado) para a fabricação de peças. A função de operador de máquina CNC requer conhecimentos técnicos especializados, habilidades de programação, interpretação de desenhos técnicos e ajuste preciso das configurações da máquina. Essa função é considerada complexa devido à necessidade de habilidades específicas e expertise para operar e programar com eficiência as máquinas CNC.

Esses aspectos ajudam a determinar o nível de maturidade de uma função dentro do quadro de lotação. Funções com alto impacto e alta complexidade exigem profissionais experientes e responsáveis para executá-las com eficácia.

Benefícios do Quadro de Lotação na Gestão de Pessoas

O quadro de lotação oferece diversos benefícios para a gestão de pessoas. Ele facilita o planejamento estratégico, permitindo uma visão clara das vagas existentes e identificando necessidades de contratação ou realocação. Além disso, garante eficiência na distribuição do trabalho, evitando sobrecarga em algumas áreas e assegurando que todas as atividades sejam realizadas adequadamente.

Também pode ser usado como uma ferramenta de avaliação de desempenho, acompanhando o progresso de cada colaborador em sua função. Isso contribui para a promoção de talentos e identificação de necessidades de treinamento.

A transparência é um dos aspectos-chave do quadro de lotação. Ele garante uma distribuição justa e objetiva de vagas e cargos, evitando qualquer favoritismo. Além de deixar claro para todos porque uma pessoa ganha mais do que a outra e o que é preciso fazer para ganhar um aumento ou ser promovido.

Posso exemplificar por experiencia própria os ganhos deste quadro. Quando fui gestor de uma área de 48 pessoas fiz a implementação do quadro de lotação e expliquei para todos porque cada um tinha o cargo que tinha e na quantidade de pessoas que existia nos processos de trabalho. Sendo transparente ao ponto que todos sabiam que existiam dois colegas que estavam executando uma trabalho maior que a função e compartilhei para todos somente eles teria a possibilidade de obter uma remuneração maior.

Isso em um primeiro momento trouxe um silêncio da equipe uma pessoa até solicitou desligamento da empresa, mas com o tempo trouxe um aumento significativo na satisfação da pessoas e pelo período que segui como gestor deste processo ninguém mais demandou aumento de salário. Porque todos sabiam o que era esperados de cada um e tinham conhecimento de como podia conseguir a sua promoção. Ao escolher esse posicionamento é possível resolver duas questões que possuem baixa pontuação em uma pesquisa de clima de qualquer empresa:

• Você sabe o que seu líder espera do seu trabalho?
• Você sabe o que precisa para crescer na empresa?

Estudos e Pesquisas sobre a Eficácia do Quadro de Lotação

Essa abordagem constrói uma cultura organizacional saudável, positiva e que incentiva a responsabilidade individual pela própria carreira. Estudos comprovam os benefícios da utilização do quadro de lotação na gestão de pessoas:

• Equipe e produtividade: Pesquisa Work Design and Productivity publicada Journal of Applied Psychology,  sugerem que uma distribuição equilibrada de trabalho, obtida por meio de um quadro de lotação adequado, pode aumentar a colaboração e a eficiência da equipe, resultando em maior produtividade.
• Satisfação e engajamento dos funcionários: Um quadro de lotação claro e transparente pode melhorar a satisfação e o engajamento dos funcionários, proporcionando-lhes clareza em relação às suas responsabilidades e oportunidades de desenvolvimento. Isso foi destacado na pesquisa Role Clarity and Satisfaction com 490 funcionários distribuídos em 4 níveis diferentes e localizados em 20 escritórios, sobre a importância da clareza de papéis na satisfação no trabalho.
• Planejamento na gestão de pessoas: Com base ao estudo Strategic Human Resource Planning  e divulgado no Journal of Management Studies, um quadro de lotação adequado facilita o planejamento de recursos humanos, permitindo que a empresa identifique lacunas de habilidades e tome decisões informadas sobre contratações, promoções e desenvolvimento de talentos.

O quadro de lotação é um instrumento fundamental para a organização e gestão de recursos humanos. Ele proporciona clareza, equidade e eficiência na distribuição de cargos e responsabilidades, considerando o impacto e a complexidade das funções desempenhadas pelos colaboradores. Uma pesquisa realizada pelo IPEA em 2016 revelou que sua utilização melhora a alocação de pessoal e reduz problemas relacionados à falta ou excesso de colaboradores.

Outro estudo, conduzido pela Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento em 2018, destacou o quadro de lotação como uma ferramenta para a identificação de talentos internos e o estímulo ao desenvolvimento profissional. Outros ganhos incluem a promoção de um ambiente de trabalho saudável, com menor nível de burnout, aumento do engajamento dos funcionários e tomada de decisões estratégicas embasadas em informações confiáveis.

Resultado Final

Além dos benefícios mencionados, a implementação de um quadro de lotação também promove a transparência e a equidade dentro da organização. Ao deixar claro para todos os colaboradores os critérios e requisitos para o preenchimento de cargos e oportunidades de crescimento, evita-se qualquer injustiça e equivocos.

Isso fortalece a confiança e a motivação dos funcionários, incentivando a responsabilidade individual pela própria trajetória profissional e estimulando o desenvolvimento de habilidades e competências necessárias para alcançar os objetivos estabelecidos. Essa abordagem colaborativa e transparente reforça a cultura organizacional e contribui para um ambiente de trabalho que possui segurança psicológica e, por consequência, maior inovação, produtividade e resultados positivos em todos os aspectos.

Autor: Daniel Fünkler Borelli

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