OS PROBLEMAS BUROCRÁTICOS

Assunto: Cultura, Liderança e Gestão de Pessoas       Tempo de leitura: 05 minutos

O foco da sua empresa está em preencher diversos relatórios sem resultados tangíveis e realizar inúmeras reuniões sem decisões tomadas ou em atender os seus clientes?

A ausência de agilidade, produtividade e atrasos nas entregas acontece pelas amarras da burocracia, criadas pelas próprias empresas, para controlar e limitar as pessoas a exclusivamente repetir o que foi ensinado a elas. Este contexto, está estrangulando e matando as próprias empresas, pela passividade e ação das pessoas em agirem sobre o que é mais importante.

Com estruturas de gestão e operação centralizadoras cria-se um ambiente sufocante que fortalece a inércia, arrogância e inflexibilidade, já que nestes ambiente é mais valorizada a conformidade do que a originalidade tolhendo das pessoas a possibilidade de expressar suas ideias e tomar suas decisões.

IMPACTO DA BUROCRACIA

Esse sistema unilateral de funcionamento das empresas foi constatado em pesquisa realizada pela Gallup em 2019, na qual 4 a cada 5 pessoas sente que suas opiniões não são importantes para o trabalho. Mostrando, que de nada adianta implementar sistemas ágeis como kanban de atividades, reuniões Scrum, e Guemba Walk, se nas estruturas de gestão e operação as decisões sempre são de cima para baixo. Onde por exemplo, para aprovar um pedido de compra custa mais caro aprovar o próprio pedido, pelo grande número de pessoas envolvidas em uma aprovação, do que o valor monetário do item a ser aprovado.

A ineficiência da burocracia foi evidenciada por Gary Hamel, considerado pelo Wall Strett Jornall como o guru de gestão mais influente do mundo na atualidade e, também, por Michele Zanini que avaliaram a partir de um Índice de Massa Burocrática dimensões como desperdício, atrito, isolamento, autocracia, inibição e politicagem e constataram que:

• 27% do tempo são gastos em tarefas burocráticas

• 42% do tempo são gastos com disputas, reuniões e negociações de metas

• 79% dos entrevistados afirmaram que a burocracia atrapalha a rápida tomada de decisão

• 95% dos entrevistados relataram não ser fácil ou muito fácil apresentar uma nova iniciativa

• 2/3 dos não gestores em grandes organizações tem pouco controle sobre método e prioridade do trabalho

Esses dados reforçam o que as pessoas vivem na prática nas empresas, onde a burocracia paralisa a iniciativa, desacelera as entregas, eleva os custos e corrói os resultados.

Outro ponto significativo é que as empresas burocráticas diminuem a transparência e aumentam a desconfiança das pessoas. De acordo com a pesquisa global da Ernst & Young de 2016 menos da metade dos mais de 10 mil funcionários entrevistados dizem ter confiança em seus colegas e empresas.

COMO DIMINUIR A BUROCRACIA

Para que a empresa se liberte destes entraves da burocracia, os seus gestores e lideres precisam colocar em prática algumas mudanças estruturais e culturais, como por exemplo:

Diminuir a distância entre funcionários e o cliente. É fundamental eliminar processos ou áreas que impeçam que quem realmente pode agir saiba quando um cliente tem alguma insatisfação e, para isso estabelecer canais diretos entre equipe de trabalho e o cliente é fundamental.

Estabelecer um número máximo de 100 a 130 pessoas em uma empresa. Isso é orientado pois, conforme estudo de antropologia, é inviável para as pessoas construírem vínculos de confiança, em um número maior. Conhecer uns aos outros é ponto fundamental para diminuir a burocracia e seus sistemas de controle. Resumindo, é mais barato dividir a empresa em pequenas e diferentes unidades de negócio em espaços físicos distintos, do que querer ter uma grande empresa.

Definir equipes de 7 a 15 colaboradores. Equipes menores criam maior sinergia, abertura e vínculos que ampliam a colaboração e empatia entre as pessoas, trazendo um ambiente mais focado no resultado do que se defendendo de ataques.

Redistribuir a autoridade. Empodere as equipes das decisões críticas, estabeleça valores de aprovação de compra, dando liberdade para a equipe negociar preço. Crie programas que distribuem valores iguais para todos os colaboradores para que eles possam decidir onde investir na empresa ou qual projeto será priorizado. Nesta sistemática a IBM define e prioriza quais projeto ou a demanda serão executados, com base aqueles que atinge um valor mínimo de captação de investimento alocado pelos próprios funcionários da empresa.

Criar um ambiente de responsabilização. Para isso, é fundamental terindicadores claros, objetivos e mensuráveis das entregas e resultados da equipe, para que seja criado um placar envolvente, direto e participativo, somado à uma rotinas de acompanhamento o que irá atuar sobre as deficiências, problemas e entregas pendentes, que esteja inviabilizando a conquista dos resultados.

Ser transparente com as informações. Compartilhar dados financeiros como custos, despesas e lucros ou não financeiros como produtividade, eficiência, segurança, nível de satisfação e custo da não qualidade, mas que sejam indicadores que impactam a empresa e contribuam para que as pessoas tenha maior clareza e segurança, e assim, possam agir para ajudar a empresa nas decisões e soluções dos problemas.

Fomentar a autogestão. Quem aprova uma contratação, define férias, turnos de trabalho, realiza a avaliação de desempenho ou define uma demissão é a equipe que trabalha, não o gestor. Assim o foco deixa de ser em atender o chefe ou seja a hierarquia da empresa e passa a ser em atender os objetivos dos processos, da empresa e dos clientes.

Implementar essas e outras ações apesar de controverso para alguns irá acelerar os resultados, já que em um ambiente com menor nível de burocracia se tem o que Elvis Presley falava:

“Um pouco menos de conversa e um pouco mais de ação.”

CASE DE SUCESSO

Um dos cases que exemplifica na prática os ganhos da desburocratização é da empresa Michelin uma das maiores fabricantes de pneus do mundo, que implementou um programa focado em autonomia e responsabilidade, utilizando-se de muitas das práticas mencionadas e teve resultados que trouxeram impactos expressivos na operação da empresa, como aumento significativo do engajamento e também:

CONCLUSÃO

Se libertar das barreiras da burocracia lhe aproximará de um forma mais distribuída e menos centralizada, mais horizontalizada e adaptável. O que irá demandar menor envolvimento das principais lideranças da empresa e proporcionar que essas mesmas lideranças se preocupem muito mais em que direção a empresa está indo, do que se um determinado item foi ou não entregue para o cliente.

Permitindo à equipe pensar e decidir no que e como vai garantir os resultados operacionais de curto prazo da empresa. Este ambiente de livre fluxo de informações, equipes multitarefas, com baixa formalização, onde as pessoas não precisem gastar seu tempo para mandar um e-mail para registrar o que foi combinado em um conversa permite que possam focar sua energia para resolver os problemas reais da empresa.

AUTOR: Daniel Fünkler Borelli

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