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Assunto: Gestão de Pessoas e Liderança Tempo de leitura: 07 minutos
As organizações vivem em constante cabo de guerra entre as pessoas da mesma empresa, setores e função. Em conflitos por resultados, cargos, influência, culpados, importância e individualidade com minha carreira, meu chefe, meus funcionários.
Os conflitos ocasionam problemas como perda de tempo, energia, eficiência e dinheiro controlando a si e aos outros. Sentimentos ruins como mágoa, ressentimento, raiva e frustração, fazem as pessoas temerem reuniões ou tornarem reuniões espaços entediantes onde não são ouvidas as opiniões e perspectivas de todos os integrantes. Ocasionando perda de foco, necessidade de revisitar discussões e decisões inúmeras vezes, perda de prazos, ficando estagnado e não progredindo.
Esses e outros problemas são provocados por condições e estímulos estabelecidos pelas próprias estratégias, estruturas e execução da empresa e que são adotadas pelas pessoas que dão vida e forma a cultura da empresa.
Acompanhando diversos estudos e pesquisas, lendo mais de uma centena de livros e vivenciando na prática os problemas dos conflitos nas empresas e organizações é possível concluir que existem elementos que contribuem diretamente para esse excesso de conflitos.
Desconhecimento da prioridade e visão da empresa
Se você pedir para qualquer pessoa qual o objetivo de um time de futebol, todos irão dizer ganhar o jogo e se perguntar qual o objetivo do goleiro irão responder defender o gol ou do atacante a resposta será fazer o gol. Isso mostra como para as pessoa não está claro qual o objetivo do time de futebol. Só existe clareza do objetivo, quando as pessoas entendem que o objetivo do goleiro e do atacante é sempre ganhar o jogo, nem que o goleiro tenha que fazer gols e o atacante tenha que defender o gol.
Isso é igual dentro das empresas, onde as pessoas sabem sua função, mas não sabem para que ou porque elas fazem ou, ainda, o que é esperado delas. Contribuindo para discussões como “a minha função é mais importante que a sua função”. Já que ao perguntar para os líderes e gestores qual é a prioridade da empresa, existirão inúmeras prioridades. Reforçando, que as pessoas desconhecem qual é a prioridade, isso porque “prioridade” é aquilo que vem “em primeiro lugar”, o Norte que deve ser buscado ante todos os outros.
Não existem processos claros
Quando não existe compreensão de um padrão ou processo de trabalho, cada pessoa entende como o trabalho deve ser feito ou como as coisas são e funcionam. Isso faz cada pessoa realizar as atividades uma diferente das outras, acreditando que estão fazendo o certo e o seu melhor. Entretanto, acabam por entregar diferente do que o cliente interno ou externo espera receber.
Portanto, é importante estar explícito, quais são os processos de trabalho, e as respectivas entradas e entregas de cada etapa, com seus tempos de operação, material necessário, bem como as estruturas e capacidades demandadas para realizar cada uma das etapas. Sem esses elementos formatados, disponibilizados e às pessoas devidamente capacitadas, elas ficaram em discussões e acusações sem fundamentos pela ausência destas definições de como a empresa e os processos devem operacionalizar.
Ausência de papéis e responsabilidades
A falta de entendimento de quais são os papéis e responsabilidades de cada cargo e as estruturas organizacionais da empresa e, também, o seu não cumprimento caso existam, provocam morosidade na busca de soluções, indecisões para a continuidade das operações do dia a dia e também enfrentamentos na busca por espaço de poder e influência na empresa ou setor.
Especificar quais as responsabilidades, atividades e entregas de cada pessoa e sua interdependência e conexão na organização, evita que tarefas ou funções fiquem descobertas ou que pessoas com a mesmo papel fiquem esperando ou empurrando uma para a outra para realizar.
Interesses conflitantes
Um dos pontos de maior embate é quando as empresas possuem indicadores em que as ações para atendê-los impactam as outras áreas da empresa. Um artigo publicado em 2015 na Harvard Business Review Brasil, apontou a falta de alinhamento como um dos principais motivos do porquê as empresas falham na execução das estratégias.
O mesmo artigo aborda que não se trata da falta de um alinhamento vertical, mas de um desalinhamento horizontal entre pessoas de diferentes departamentos do mesmo nível hierárquico, provocado por interesses divergentes. Quando, por exemplo, logística quer ter R$500mil em estoque de produto pronto, vendas quer atender uma variação no volume de vendas de R$1milhão em 24 horas, e produção tem um tempo de resposta, lead time, de 72 horas.
Esse cenário provoca um embate entre todas as áreas em seus diferentes níveis, já que cada uma está preocupada em atender o seu indicador e não ser acusada pelo fracasso dos resultados da empresa. Por isso, definir indicadores claros e que sejam complementares e não conflitantes, é o caminho a ser estabelecido nas estratégias, estruturas e execução da empresa.
Peso no passado
Esse ponto é expresso diretamente, em resmungos ou conversas de corredor, em frases vazias e sem argumentos como, “já fizeram uma vez e não deu certo.”, “porque mudar se sempre funcionou.” “ele não entende nada do que está falando”, sem trazer informações plausíveis para sua resistência e apego a situação atual.
Segundo os professores de liderança de Harvard Robert Kegan e Lisa Lahey isso acontece por rancor da pessoa que está trazendo o tema, sente-se ameaçado pela nova possibilidade em desconhecer os riscos. Como também despreparado e inseguro por não se sentir apto a realizar o que está sendo proposto e não ter os recursos necessários. Acabando por responder com aversão, ao não querer compreender e, apatia, ao não agir para facilitar que as coisas aconteçam.
Para que isso não aconteça é fundamental que por mais que a solução esteja clara é necessário que as novas ideias e propostas sejam construídas conjuntamente com a equipe utilizando-se de ferramentas como Brainstorm, Mapa Mental e Piece of Paper. Assim todas as ideias serão acolhidas sem julgar quem e o que foi sugerido.
Não sabem se comunicar
Um dos predominantes motivos dos conflitos entre as pessoas, é a falta de preparo para escutar e expressar adequadamente o que pensa e sente. Isso acontece porque não fomos ensinados pelos pais ou pelas escolas como devemos nos comunicar com as outras pessoas.
As pessoas não escutam, porque quando crianças as pessoas sempre foram orientadas a ficarem quietas e em silêncio e não, a ouvir e entender o que estava sendo dito pelos outros. Fazendo que quando chegamos a fase adulta somente replicamos o comportamento que aprendemos pedindo para os outros se calarem sendo inflexíveis com a posição de superioridade em não querer compreender o que os outros precisam.
Ao falar, temos o péssimo hábito de julgar as pessoas do que elas são ou estão ou deixam de ser ou estar. O equívoco neste posicionamento está em como falamos, uma vez que, ao falar o que percebemos, deixamos de narrar os fatos que são observáveis e acabamos por falar o nosso juízo de valor. Atacando as pessoas e não os fatos e o que esses fatos nos fizeram sentir, como ensina Marshall Rosenberg na essência da Comunicação Não Violenta.
Ponto de partida
Algo que gera constantes desentendimentos é a falta do ponto de referência ou desconhecimento do ponto de vista. Em todos os diálogos estamos carregados de certezas e obviedades subentendendo que o outro já sabe o que estamos falando, ocasionando ausência de um diálogo prévio de alinhamento e contextualização das referências de onde estão partindo as informações e opiniões.
Algo que ensino em meus programas de desenvolvimento que é fundamental para uma comunicação assertiva é que “O óbvio só é óbvio, depois que seja dito.”. Se você não falar as outras pessoas nunca irão saber e entender o que você está dizendo e muito menos irão fazer de acordo ao que você estiver solicitando que seja feito.
Conclusão
Preparar as pessoas para comunicar de modo mais assertivo, garantindo que o planejamento e a operação caminhem em uma mesma direção ao melhorar os elementos das estratégias, estruturas e execução, certamente irá contribuir para a diminuição dos conflitos e discussões que permeiam todas as empresas. Aumentando assim a velocidade de resposta à mudança de mercado e diminuindo a burocracia nas tomadas de decisão, o que irá refletir na redução dos custos operacionais e elevar o nível de satisfação das pessoas.
AUTOR: Daniel Fünkler Borelli
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