DIFICULDADES PARA DELEGAR TAREFAS

Assunto: Gestão de Pessoas e Liderança       Tempo de leitura: 07 minutos

Porque gestores e líderes não delegam tarefas ou quando o fazem, as entregas das suas equipes são insatisfatórias e como eles podem fazer de modo preciso e sem deixar dúvidas?

Gestores, empresários e líderes apresentam dificuldade em fazer a delegação de uma atividade de forma que a pessoa que a receba, atenda a demanda requerida. Isso ocorre porque em sua maioria as escolas de negócios, administração e liderança não ensinam como fazer uma delegação assertiva.

Assim, líderes e gestores demonstram maior resistência em delegar tarefas justamente por essa falta de preparo. Proveniente desse desconhecimento de como delegar, pessoas que estão em cargos de posição de chefia criam pensamentos e ideias equivocadas do porque não delegar, por exemplo:

• Se quer uma coisa bem feita, faça você mesmo.
• Não tem tempo de delegar, acredita que é mais rápido fazer do que ensinar “delegar”.
•  Acredita que os outros estão mais ocupados que ele.
• Tem vergonha de solicitar.
• Medo de não ter controle das atividades.
• Falta de confiança nas pessoas.
• Gosta ou se sente útil em estar fazendo a atividade.

Mas delegar ou compartilhar tarefas e atividades é um dos pontos fundamentais da liderança. Como cita C. Otto Scharmer

“A verdadeira arte de liderar….se baseia muito mais na arte de não fazer coisas do que na de fazer coisas.”

Eu sempre afirmo aos meus clientes em consultorias, cursos ou palestras que, “enquanto você estiver fazendo o operacional, ninguém estará pensando na sua empresa, área ou processo”. O líder e o gestor tem o papel não de operacionalizar, mas sim de apoiar as pessoas para que consigam executar as tarefas.

5 Passos da Delegação

A pessoa que ocupa um cargo de liderança necessita ter a clareza que o sua função é de orientar, desenvolver e cuidar das pessoas, tornar os processos melhores em qualidade, atendimento, satisfação e eficiência tanto em questões que impactam os custos, como também seus impactos ambientais, bem como planejar e estruturar o futuro na empresa.

Entretanto, para que isso aconteça, o líder tem que estar apto a realizar uma delegação de tarefas com maestria. Excelência essa que só será possível de ser alcançada quando observados os 5 passos de um processo de delegar, ou como gosto de chamar DESENVOLVER:

1º Passo: Entendimento

Nesta etapa é fundamental que ao entregar a atividade o líder possa contextualizar e exemplificar com o maior número de informações e exemplos o que precisa que seja feito. Tendo uma postura aberta, olho no olho e uma escuta ativa das possíveis dúvidas que possam surgir.

2º Passo: Engajamento

Tem uma frase que aprendi de meu pai que ilustra o que quero falar sobre engajamento “Você já sabe como é a pessoa, só pela forma como ela pega a enxada.” O que quero dizer é que você ao estar olhando a pessoa para a qual você está delegando uma tarefa, você observará o nível de interesse a partir da postura corporal e ao pedir o que ela entendeu, qual é o nível de energia e entusiasmo na fala.

3º Passo: Condições

Verifique se a pessoa tem todas as condições, ferramentas, equipamentos e material, para poder realizar a atividade delegada.

4º Passo: Capacidade

Avaliar se a pessoa que irá realizar a tarefa tem a experiência e o conhecimento necessários para conseguir fazer sozinho. Caso contrário é recomendado que quem esteja delegando ou uma outra pessoa que já tenha feito esse trabalho acompanhe na primeira vez.

5º Passo: Acompanhamento

Combinar quando será entregue e também se haverá pontos de verificação e feedback ao longo do processo.

Delargar e Determinar

Esse processo de 5 passos irá evitar dois problemas típicos de quem delega: o delargar e o determinar. Delargar é literalmente largar os problemas no colo da pessoa e sair correndo e verificar somente quando o problema se apresentar novamente ou quando o prazo não foir cumprido. O determinar é quando o gestor entrega a tarefa, “faça isso” e determina quando deve ser entregue.

Optar pelo delargar ou determinar, criam as condições que inviabilizam a entrega assertiva da pessoa que é demandada. Porque para a pessoa poderá não estar claro, pelos seguinte motivos:

1. A pessoa não entendeu, não existiu um esclarecimento objetivo ou não foram disponibilizadas todas as informações para realizar a atividade.
2. Não se sente capaz, não possui habilidade ou recursos.
3. Depende de fatores externos, como de outras pessoas ou departamentos.
4. Conflito com outro acordo, quando foi solicitado para não fazer mais horas extras, mas para a pessoa entregar no prazo ela precisaria fazer horas extras.
5. Vai contra ao que ela acredita, você pediu para pessoa vir ao sábado para trabalhar e a religião dela não permite que ela trabalhe aos sábados.

Todos os problemas apresentados acima, acontecem na sua totalidade pela falta de clareza entre o que o gestor quer e o que a outra pessoa entendeu, pode e consegue entregar e, seguir os 5 passos, amplia a possibilidade da outra pessoa entregar o que lhe foi solicitado.

Impactos e consequências

Contudo, um ponto que os gestores e líderes falham na hora de delegar é não deixar claro os impactos e consequências, de se fazer o que foi combinado, fazer de qualquer jeito ou deixar de fazer. Ao contextualizar todas essas possibilidades você estará ampliando o entendimento e o engajamento de quem fará a tarefa.

O que não delegar

Existem algumas funções e papéis de um gestor, líder ou empresário que não se devem, não serão possíveis de delegar ou não é recomendado como responsabilidades, conhecimento e relacionamento.

Responsabilidade envolve dois aspectos legais e contratuais e também indicadores e projetos. Tudo que está em seu nome você pode e até deve terceirizar ou delegar para que alguém faça, mas lembre que a responsabilidade sempre será sua se alguém fizer de forma equivocada ou não entregar.

Conhecimento é algo que você pode compartilhar com as pessoas, mas a pessoa que aprende o que você esteja ensinando nunca será igual ao que e como você aprendeu isso é único.

Relacionamento é a relação de confiança entre você e as pessoas do seu ciclo de convivência tanto pessoal quanto profissional. Essa relação de confiança não é possível de ser passada a diante ou transmitida para uma outra pessoa, já que ela se estabelece a partir do convívio entre as pessoas.

Só é óbvio depois que seja dito

Tenha em mente que ao delegar, nada é óbvio para a pessoa que você estiver delegando. Entenda que “O óbvio só é óbvio depois que seja dito.” enquanto você não explicar o que deve ser feito na sua totalidade e não perguntar o que a outra pessoa entendeu sobre o que deve ser feito, nada foi explicado e compreendido, tudo está somente na sua cabeça.

Por isso, ao final dos 5 passos pergunte à pessoa o que ela entendeu? o que precisa ser feito? e de que forma deve ser realizado? e não com uma pergunta simples “Você entendeu?”, porque a resposta a essa pergunta sempre será SIM.

Quando conseguimos delegar as atividades disponibilizando as informações necessárias para realizar a tarefa, o quão determinada está a pessoa em fazer, verificando se existem todos os recursos, se ela se sente apta a realizar e combinando quando deve ser entregue, as chances de uma pessoa não entregar o que foi solicitado tendem a zero.

Além de aumentar a assertividade das entregas das tarefas e atividades delegadas, ao realizar o processo de delegação você estará também desenvolvendo as pessoas e aumentando o nível de maturidade, envolvimento e engajamento da sua equipe.

Autor: Daniel Fünkler Borelli

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