A REUNIÃO ACABA, O PROBLEMA CONTÍNUA: COMO SAIR DO CICLO DAS REUNIÕES IMPRODUTIVAS

Assunto: Gestão de Pessoas e Liderança
Tempo de leitura: 08 minutos

Reunião virou sinônimo de cansaço. Pessoas entram já olhando o relógio, participam falando das mesmas coisas de sempre e saem com a sensação de que poderiam ter usado aquele tempo para trabalhar de verdade. Não é raro ouvir frases como: “isso não agrega em nada”, “não se decide nada” ou “a gente só repete os mesmos assuntos de uma reunião para a outra”. O problema é que, aos poucos, isso vai normalizando um desperdício silencioso de tempo, energia e foco, tanto das pessoas quanto da própria organização.

Que reunião é um problema, todo mundo já sabe. O que ainda é pouco percebido é o tamanho real do impacto disso na rotina, na produtividade e nas despesas da empresa. E quando saímos do campo da percepção e olhamos para dados concretos, o cenário fica ainda mais preocupante.

Estudo da Universidade da Carolina do Norte, pesquisa realizada por Steven Rogelberg, com 632 funcionários de 20 setores diferentes, respondeu que 31% das reuniões são desnecessárias, o que representa 5,5 horas semanais em reuniões inúteis, com um custo anual estimado de US$ 101 milhões, aproximadamente R$ 542,5 milhões, para grandes empresas com mais de 5 mil pessoas. Pesquisa publicada em 2023 pela Global Web Index (GWI), em nome da Asana, realizou um estudo intitulado “Índice Anatomia do Trabalho Global”, com 9.615 profissionais do conhecimento em países como Austrália, França, Alemanha, Japão, Reino Unido e EUA, no qual responderam que dispendem 3,6 horas em reuniões desnecessárias.

Essas pesquisas somente evidenciaram algo que todos passam em reuniões improdutivas, ineficazes, inadequadas e intermináveis, e como podemos resolver esse problema é o que venho propor neste artigo.

Quem disse que uma reunião tem que durar 1 hora?

Existem alguns ritos culturais que se estabelecem nas empresas e que as pessoas incorporam naturalmente. Como costumo dizer, “a cultura de uma empresa é moldada pelo que a liderança permite”. Esses ritos acabam prejudicando a performance das equipes e, por consequência, os resultados das empresas. Alguns exemplos:

Reunião de uma hora por padrão: Não importa o tema. Pode ser decidir a cor do post-it ou definir os projetos para 2026. Tudo vira uma hora de reunião. O tempo passa a ser enchimento, não critério.

Atraso socialmente aceito: Chegar cinco a dez minutos depois não é visto como falta de respeito, mas como “agenda cheia”. Quem chega no horário aprende rápido que isso é sinal de não ter nada para fazer.

Começar sem todo mundo: Ou pior, começar e repetir tudo de novo quando o “mais importante” chega. Um incentivo pedagógico ao atraso.

Agenda de reunião sem título ou com título genérico: “Alinhamento”, “Status”, “Urgente”. Ninguém sabe o que será decidido nem o que se espera. Só sabe que provavelmente sairá mais cansado.

Reunião sem dono claro: Todo mundo fala, ninguém decide. O grupo vira um fórum filosófico sobre possibilidades infinitas.

Confundir reunião com atualização de informação: O que poderia ser um e-mail vira doze pessoas ouvindo alguém ler slides. Um audiobook corporativo ao vivo.

PowerPoint como muleta cognitiva: Se não tem slide, parece que não existe pensamento, clareza ou definição de resultados esperados.

Holofotes da perseguição ou da vitimização: Quando a reunião vira palco para os egos, mais importante do que resolver o problema é aparecer.

Pessoas que não têm relação com o tema: Convidadas por segurança, para ficar sabendo ou porque sempre participaram. O resultado é dispersão e politicagem.

Como seria ter dias sem reuniões?

Iniciativas de dias sem reunião, como o No Meeting Day da J&J ou o No Meetings Friday, são estratégias crescentes adotadas por diversas empresas globais para promover o trabalho focado e aprofundado. O estudo do MIT Sloan encontrou uma redução de 26% no estresse dos funcionários em 76 companhias, cada uma com mais de 1.000 funcionários e operações em mais de 50 países, que adotaram a prática, validando o benefício dessas pausas estruturadas.

Empresas de destaque que implementaram políticas semelhantes incluem a Johnson & Johnson (J&J) uma das pioneiras e a mais citada, instituiu o No Meeting Friday para dar aos funcionários tempo ininterrupto para projetos complexos e planejamento estratégico. Também adotou politica sem reuniões a Intel a empresa de tecnologia já experimentou dias sem reuniões em certas divisões para melhorar a produtividade e a inovação, permitindo longos períodos de trabalho focado e a Shopify conhecida por sua cultura de produtividade, chegou a realizar uma meeting detox e restringe reuniões grandes a horários ou dias específicos para proteger o tempo de trabalho individual.

A reunião perfeita

1. Objetivo e resultado almejado

O segredo de qualquer reunião é a especificidade. Quanto mais específico for o objetivo, maior a chance de alcançá-lo. Vale mais realizar três reuniões de 30 minutos, cada uma para um tema específico, do que tentar resolver tudo em uma única reunião. O que geralmente acontece é que um assunto fica mal resolvido, outro gera conflito e o terceiro sequer é abordado.

2. Tempo da reunião

Tempo é energia. Reuniões longas não significam profundidade, mas sim falta de preparo. Recomendações práticas:

• Reuniões de alinhamento: 15 a 30 minutos
• Reuniões de decisão: 30 a 50 minutos
• Reuniões estratégicas: no máximo 90 minutos
• Reuniões 1:1 de liderança: 30 a 45 minutos
• Reuniões cultuais: meio período

Regra de ouro: nunca marque uma reunião se você não consegue explicar, em um parágrafo, o que precisa resolver.

3. Frequência

A cadência correta evita tanto o excesso quanto a falta de alinhamento. Por isso, ter momentos de convergência de informações melhora significativamente a velocidade, o engajamento, a organização e os resultados da empresa. Para que isso aconteça, é fundamental entender qual a melhor periodicidade:

• Operacional: reuniões diárias ou semanais, para check-ins rápidos, ajustes e definição da prioridade.
• Tático: reuniões quinzenais, para análise de indicadores, plano de atendimento, projetos e soluções de problemas.
• 1:1 de liderança: reuniões mensais para o desenvolvimento, alinhamentos e entregas do funcionário.
• Estratégico: reuniões bimensais, trimestrais e/ou semestrais para revisão de metas e direcionadores, análise dos planos de contingência e cenários futuros.
• Cultuais: em ciclos semestrais ou anuais para ressignificar valores e pertencimento com a empresa.

Reuniões sem frequência definida viram improviso. Reuniões com frequência exagerada viram chover no molhado, déjà vu, “eu já vi esse assunto em outra reunião”. O ritmo adequado se torna disciplina com a implementação das ações, o cumprimento das metas e a entrega dos resultados.

4. Quantidade de pessoas

As pessoas precisam entender que reunião não é um evento, já que reunião com muitas pessoas mata a velocidade e o alcance do objetivo. No livro Decide & Deliver, os autores Marcia Blenko, Michael Mankins e Paul Rogers apresentam um conceito chamado Rule of 7 para reuniões de decisão. Cada pessoa adicional além de 7 tende a reduzir a eficácia da tomada de decisão em cerca de 10%, e reuniões com 17 pessoas ou mais têm grande probabilidade de não chegar a resolução nenhuma. Para um bom andamento, os números ideais seriam:

• Reunião para decidir: até 7 pessoas
• Reuniões táticas de área: entre 3 e 10 pessoas
• Reunião para resolução de problemas: 5 a 15 pessoas dependendo da complexidade
• Reunião para informar: 20 a 30 pessoas

É fundamental que, para o bom andamento de reuniões com mais de 7 pessoas, existam regras. Já que, se a reunião exige a participação de todo mundo, provavelmente o problema não são as pessoas, mas sim a falta de processos para conduzir a reunião.

5. Tipos de reunião

A ineficiência nasce quando uma reunião que deveria ser de decisão vira uma reunião de informar, ou quando uma reunião de informar vira debate infinito. Cada uma tem uma lógica diferente. Misturar tipos de reunião é o que cria confusão. Existem quatro grandes tipos:

• De decisão
  • Objetivo: aprovar, priorizar e encaminhar.
  • Regra: poucas pessoas, dados claros, fechamento obrigatório.
• De alinhamento
  • Objetivo: garantir que todos saibam o que está acontecendo.
  • Regra: objetividade, esclarecer dúvidas.
• De informação
  • Objetivo: comunicar resultados, mudanças, instruções.
  • Regra: apresentação direta, sem interrupções.
• De ideação / resolução
  • Objetivo: gerar alternativas e soluções.
  • Regra: tempo limitado e método de construção.

6. Presencial ou online?

O formato não é detalhe, é preparação. Ambos têm vantagens, já que o presencial traz profundidade e envolvimento, enquanto o online proporciona velocidade. Cada um pode ser utilizado dependendo do tipo de reunião:

• Presencial é melhor para decisões complexas, resolução de problemas, temas sensíveis, conversas difíceis, iniciação de projetos e alinhamentos culturais.
• Online é mais adequado para atualizações rápidas, acompanhamento de indicadores, check-in operacionais e reuniões com equipes distribuídas.

O que separa reuniões produtivas de reuniões inúteis

Além de tudo o que foi mencionado anteriormente, existem elementos imprescindíveis para uma boa reunião, como:

1. Documentar a reunião “Ata de reunião”
   • Horário para começar e terminar *
   • Local onde será realizada a reunião*
   • Escopo da reunião, com tema, responsável e tempo de fala*
   • Registrar decisões e comunicações como informação para aqueles que não estiveram presentes
   • Estrutura do plano de ação que responda às 3 perguntas: o que será feito, responsável e prazo de conclusão
     *Esses pontos devem obrigatoriamente ser enviado junto com a convocação para a reunião
2. Papeis em uma reunião
   • Líder da reunião, pessoa que irá conduzir o encontro e garantir a entrega do objetivo
   • Ateiro, pessoa que irá realizar os registros das decisões tomadas e das ações definidas
   • Controlador do tempo, pessoa designada para administrar o tempo da reunião

Eu conduzo reuniões há mais de 20 anos, desde reuniões de equipe, de liderança, de condomínio, de voluntariado e de cliente, e uma coisa eu aprendi: uma reunião de resultado requer preparação. Sem todos esses elementos mencionados, uma reunião vira lembrança. “Alguém falou…” “Eu me lembro que falaram, só não lembro quando.”

Fica aquela sensação de que a reunião foi uma sessão de terapia, um muro de lamentação, uma rinha de galo, algo que poderia ter sido um e-mail ou apenas passatempo corporativo. Ao utilizar esses elementos e transformá-los em ação, com o tempo eles se tornam resultado. Que reunião é um problema todo mundo já sabe, mas o quanto isso impacta a sua rotina, produtividade e despesas da empresa ainda é pouco conhecido.

Autor: Daniel Fünkler Borelli Educador de liderança, gestão e equipes
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